Poslovni procesi v podjetju so zaporedja korakov, ki pripeljejo do rezultata, kot je sklenjen posel, obdelano naročilo ali izdan račun. Kadar ti procesi niso zapisani ali povezani v enem sistemu, podjetje izgublja čas, dela napake in težko sledi, kje nastajajo zamude. Zoho CRM te procese standardizira, avtomatizira in poveže med oddelki.
Kaj so poslovni procesi v podjetju
Poslovni proces je zaporedje korakov, ki pripelje do določenega rezultata:
- sklenjen posel
- obdelano naročilo
- rešen zahtevek za podporo
- izdan račun
Nekateri procesi so formalni in zapisani, na primer v internem pravilniku. Večina pa je neformalnih: zaposleni jih poznajo iz izkušenj, a jih nihče ni jasno definiral. Dokler je podjetje majhno, to običajno ni problem. Ko se ekipa poveča ali doda nov oddelek, neformalni procesi hitro postanejo ozko grlo.
Zakaj neurejeni poslovni procesi upočasnijo rast
Tri najpogostejše posledice neurejenih poslovnih procesov v podjetju:
- Izguba časa zaradi ročnega dela. Ročno prepisovanje podatkov med orodji ali ročno pošiljanje istih obvestil strankam pomeni manj časa za prodajo in stranke.
- Napake pri prenosu informacij med oddelki. Brez enotnega sistema se podatki med prodajo, podporo in računovodstvom lahko izgubijo, podvojijo ali zakasnijo.
- Težko sledenje in poročanje. Brez enotnega sistema je skoraj nemogoče videti, kje nastajajo zamude, dokler se problem ne pokaže kot nezadovoljna stranka.
Kako Zoho CRM pomaga urediti poslovne procese v podjetju
Zoho CRM pomaga na štiri glavne načine:
- Standardizacija prodajnega procesa. Vsak posel se giblje skozi jasno določene faze, z avtomatsko dodelitvijo odgovorni osebi glede na vnaprej določena pravila.
- Avtomatizacija ponavljajočih se opravil. Obvestila, opomniki in e-poštna sporočila potekajo samodejno na podlagi dogodkov v sistemu, namesto da jih nekdo pošilja ročno.
- Povezava med oddelki. Prek integracij z Minimax in Pantheon podatki iz prodaje samodejno pridejo do računovodstva, brez dvojnega vnosa.
- Vpogled v procese prek poročil. Nadzorne plošče prikažejo, kje se posli zatikajo in kateri koraki trajajo predolgo.
"Poslovni procesi ne rabijo biti kompleksni, da bi bili učinkoviti. Rabijo biti jasni, ponovljivi in vidni vsem, ki so vanje vključeni."
Kako izgleda urejen poslovni proces v praksi
Pred urejanjem:
- Posli v Excelu
- Komunikacija s strankami v e-pošti
- Računovodski podatki ločeno v drugem orodju
- Ročno usklajevanje med vsakim korakom
Po uvedbi Zoho CRM:
- En sistem za vse informacije
- Posel se premika skozi jasno določene faze
- Obvestila gredo samodejno
- Računovodski podatki se sinhronizirajo brez dodatnega dela
Rezultat ni le manj administracije, ampak tudi jasnejša slika, kje se podjetje dejansko nahaja v vsakem trenutku.
Prvi koraki pri urejanju poslovnih procesov
- Popišite obstoječe procese. Zapišite, kako stvari dejansko potekajo danes, ne kako bi si želeli, da potekajo.
- Določite prioritete. Začnite s procesom, ki najbolj vpliva na prihodek ali zadovoljstvo strank.
- Izberite orodje, ki povezuje. Sistem, kot je Zoho CRM, ima smisel, ker povezuje prodajo, podporo in računovodstvo na enem mestu.
- Uvajajte postopoma. Nov proces uvedite pri eni ekipi ali enem koraku, preverite, kaj deluje, in šele nato razširite naprej.
Zaključek
Poslovni procesi v podjetju ne rabijo biti kompleksni, da bi bili učinkoviti. Rabijo biti jasni, ponovljivi in vidni vsem, ki so vanje vključeni. Zoho CRM ne reši vsega sam po sebi, a ponuja ogrodje, znotraj katerega lahko procese standardizirate, avtomatizirate in spremljate.
Želite pregledati, kako bi urejeni poslovni procesi izgledali v vašem podjetju? Rezervirajte brezplačen demo Zoho CRM z UPA Informatika.
Pogosta vprašanja
Kaj so poslovni procesi v podjetju? Poslovni procesi so ponavljajoča se zaporedja korakov, ki pripeljejo do rezultata, na primer sklenjenega posla, obdelanega naročila ali izdanega računa.
Zakaj so poslovni procesi pomembni za rast podjetja? Neurejeni procesi upočasnijo rast, ker povzročajo izgubo časa, napake med oddelki in oteženo sledenje. Urejeni procesi omogočajo, da podjetje raste brez sorazmernega povečanja administracije.
Kako Zoho CRM izboljša poslovne procese? Zoho CRM standardizira prodajni proces, avtomatizira ponavljajoča se opravila, povezuje oddelke prek integracij (Minimax, Pantheon) in omogoča vpogled v procese prek poročil.
Kje začeti z urejanjem poslovnih procesov? S popisom obstoječih procesov, določitvijo prioritet, izbiro povezanega orodja in postopno uvedbo, eno ekipo ali korak naenkrat.